Бухучет инфо. ндфл. заполнение и сдача за год. Как в отчетности отражаются авансовые выплаты
Все работодатели не зависимо от формы собственности – ООО или ИП должны ежеквартально предоставлять в ИФНС отчетность за своих работников – форму 6 НДФЛ. В качестве инструкции по заполнению рассмотрим 13 самых распространенных и важных ситуаций, по которым чаще всего возникают вопросы.
Вопрос №1. Нужно ли сдавать нулевую 6-ндфл?
Прежде чем рассматривать сложные вопросы, начнем с самого простого, но также весьма распространенного – если у вас форма 6-ндфл нулевая, нужно ли сдавать отчетность в этом случае? Такая ситуация может возникнуть в случае, если работники в компании отсутствуют и за отчетный период не осуществлялись облагаемые НДФЛ выплаты (зарплата, компенсации и прочее).
Ответ. В соответствии с НК РФ, если индивидуальный предприниматель или организация не имеет работников или же за отчетный период сотрудники не получали доходов, также не производились выплаты по договорам гражданско-правового характера, то у ИП или ООО не возникает обязанность налогового агента. В связи с этим форма 6-НДФЛ за этот отчетный период не предоставляется в налоговую инспекцию
Вопрос №2. Какие доходы отражаются в строке 020?
Форма 6-НДФЛ содержит сведения о тех доходах, которые облагаются подоходным налогом, при этом в ней не отражаются доходы, которые перечислены в НК РФ в ст. 217.
Следовательно, строка 020 должна содержать помимо отпускных, заработной платы, других аналогичных доходов, также и доходы, которые частично облагаются НДФЛ, поименованные в НК РФ ст. 217. К ним относятся, например, выходные пособия сумма которых превышает три средних заработка, подарки, стоимость которых превышает 4000 рублей.
Вопрос №3. Как правильно заполнить строку 030?
Данная строка должна заполняться в соответствии со значениями кодов вычетов, которые были утверждены по приказу ФНС России под номером ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.
Таким образом, в ней необходимо показывать имущественные социальные, детские и стандартные вычеты. Помимо этого в строке указываются не облагаемые части таких доходов сотрудника, как материальная помощь, подарки и т.д.
Вопрос №4. Какие суммы вписываются в строке 080
В строке 080 необходимо указывать не удержанную на отчетную дату общую сумму налога, рассчитываемую нарастающим итогом с начала года, с учетом положений пункта 14 ст. 226.1 НК РФ, а также ст. 226 п.5 НК РФ.
Соответственно по данной строке необходимо отразить общую сумму налога, которая не была удержана налоговым агентом (организацией или ИП с работниками) с полученных физическими лицами доходов в виде материальной выгоды, а также в натуральной форме, если не производились иные выплаты доходов выраженных в денежной форме.
Вопрос №5. Как отразить доход в натуральной форме в 6-НДФЛ, с которого не производилось удержание НДФЛ
Вопрос . Бывший сотрудник компании получил доход в натуральной форме 1 сентября 2016 года. В пользу данного работника больше никаких начислений не производилось. Как правильно заполнить отчетность?
Ответ. При выплате такого дохода в натуральной форме его отражают в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев в разделе №1 в строках 020, 040, 080, а в разделе №2 – строках 100-140.
Раздел №2 следует заполнять следующим образом:
Вопрос №6. Каким образом отражается налог с переходящей заработной платы
Как правильно заполнить сумму подоходного налога в строках 070 и 080, если в октябре выдали зарплату, начисленную в сентябре?
В разделе №1, в строке 070 необходимо указывать общую сумму налога, который был удержан налоговым агентов с начала текущего года. Сумма указывается нарастающим итогом с начала текущего года.
В строке 080 необходимо указать сумму налога рассчитанного нарастающим итогом, который не был удержан налоговым агентом на отчетную дату, с учетом положений ст. 226.1 п.14 НК РФ и ст. 226 п. 5 НК РФ.
Вопрос № 7. Как отразить компенсацию при увольнении – вместе с зарплатой или отдельно?
Вопрос: При увольнении сотрудника ему полагается выплата заработной платы, а также , если он не использовал полностью свой ежегодный оплачиваемый отпуск. Как отразить данные выплаты – вместе или раздельно?
Ответ: Компенсация за неиспользованный отпуск и выплата зарплаты при увольнении отражается в форме 6-НДФЛ в совокупности на одну дату, разбивать эти суммы отдельно не нужно.
Обоснованием такой позиции является то, что статьей 140 ТК РФ установлено, что сотрудник при увольнении должен получить все причитающиеся ему выплаты в один день – в день его увольнения. Компенсация, как и зарплата, подлежат обложением НДФЛ и срок перечисления его в бюджет одинаков.
Вопрос №8. В организации есть обособленные предприятия, как заполняется отчетность?
Ситуация следующая: обособленные подразделения и головной офис компании находятся на учете в одной налоговой инспекции, однако находятся в разных муниципальных образованиях, которые подведомственны данной налоговой.
Ответ: В данном случае расчет 6-НДФЛ заполняется по каждому обособленному подразделению отдельно, в том числе, когда и головной офис, и обособленные подразделения состоят на учете в одной налоговой инспекции.
Вопрос № 9. Как отражаются премии в отчете 6-НДФЛ?
Ситуация: Организация к юбилею сотрудника – выплатила ему премию 16 сентября в размере 12000 рублей, как ее отразить в отчетности?
Премии сотрудникам отражаются в 6-НДФЛ в разделе №2. В данном случае эта премия попадет в отчетность за 9 месяцев.
Вопрос №10. Куда предоставлять отчетность, если налогоплательщик совмещает УСН и ЕНВД?
Ситуация: Предприниматель совмещает два налоговых режима – УСН и ЕНВД, при этом у него в разных городах есть несколько точек торговли. В качестве плательщика состоит на учете в налоговой инспекции по месту осуществления деятельности, где осуществляет деятельность каждая точка, а по месту жительства состоит на учете, как плательщик УСН. Наемные работники в штате есть. Куда сдавать отчетность?
Ответ: Налоги с зарплаты сотрудников, которые задействованы по УСН, оплачиваются в бюджет по месту жительства предпринимателя, а по ЕНВД – по месту учета. Таким же образом и предоставляется отчетность.
Вопрос №11. Как считать период выплаты дохода
Каким образом определяется период для целей налогообложения, за который осуществлялась выплата доход для расчета и заполнения 6-НДФЛ?
В соответствии со ст. 221 НК период определяется по дате, когда был фактически получен доход. Так, например, если декабрьская зарплата была выплачена в январе, то периодом получения дохода будет считаться декабрь.
Если выплата за услуги по договору ГПХ, оказанные 12.08.2016 была произведена 1 сентября 2016 года, в таком случае периодом получения дохода будет считаться сентябрь 2016 года.
За ежегодный оплачиваемый отпуск за период с 02.08.2016 по 15.08.2016 перечислены 29 июля 2016 года, то периодом выплаты дохода будет считаться июль 2016 года.
Вопрос №12. Пособие было выплачен в следующем квартале, как его показать?
Вопрос: Пособие по временной нетрудоспособности было начислено сотруднику за сентябрь месяц, но выплата была осуществлена только 3 октября. Отражается ли пособие в отчете 6-НДФЛ за третий квартал 2016 года, в разделе №1, строках 020 и 040?
Ответ: Если пособие, которое было начислено работнику за сентябрь месяц, было фактически перечислено в октябре месяце, то оснований для отражения его в отчетности за 3-й кварта нет. Таким образом, строки 020 и 040 необходимо будет заполнить уже в годовом отчете.
В отчетности за год Раздел №2 следует заполнять так:
Вопрос №13. Как отразить зарплату и пособия, выплаченные в один день?
Ситуация: В августе 2016 года сотруднику начислили зарплату в размере 15000 рублей. Также назначили пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя за первые 3 дня в размере 1500 рублей, за счет ФСС – 3000 рублей. Помимо этого было начисление доплаты до среднего заработка по коллективному договору на период нетрудоспособности – 3000 рублей.
Вычеты по подоходному налогу не предоставлялись. С заработной платы и доплаты по коллективному договору исчислили НДФЛ – 2340 руб. ((15000+3000)*13%). С пособия по временной нетрудоспособности исчислил НДФЛ – 585 ((1500+3000)*13%).
Пособие по временной нетрудоспособности и зарплаты были фактически перечислены сотруднику 15.09.2016 года в размере 19 575 рублей. Также 15.09.2016 удержали и перечислили НДФЛ в размере 2925 рублей. Каким образом отразить эти операции?
Ответ: В разделе №1 отчетности заполняются строки 020, 040, 070 – указываются сведения по выплате пособий по временной нетрудоспособности и зарплате.
Раздел №2 отражается следующим образом:
Номер строки | Как заполнить |
Как отразить зарплату |
|
| 100 | 31.08.2016 |
| 110 | 15.09.2016 |
| 120 | 16.09.2016 |
| 130 | 15000 |
| 140 | 1950 |
Выплата пособия по временной нетрудоспособности |
|
| 100 | 15.09.2016 |
| 110 | 15.09.2016 |
| 120 | 30.09.2016 |
| 130 | 4500 |
| 140 | 585 |
Выплата по коллективному договору |
|
| 100 | 15.09.2016 |
| 110 | 15.09.2016 |
| 120 | 16.09.2016 |
| 130 | 3000 |
| 140 | 390 |
Надеемся, что статья 6-ндфл инструкция по заполнению 13 ситуаций поможет вам в заполнении отчетности.
Правила заполнения расчета по форме 6-НДФЛ в случае, если сотруднику выплачена премия, предоставлен стандартный налоговый вычет, выплачены доход, который меньше суммы стандартных налоговых вычетов на детей, пособие по временной нетрудоспособности, доход в натуральной форме, произведена доплата до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору, приведены в статье. Несмотря на то, что все организации уже отчитались за полугодие по форме 6-НДФЛ, сотрудники контролирующего органа выпустили ряд писем, в которых дали разъяснения по поводу заполнения этого расчета. На основе таких рекомендаций приведем примеры заполнения 6-НДФЛ в 2016 году в различных ситуациях: работнику выплачены премия, доход, который меньше суммы стандартных вычетов, произведена доплата к пособию по временной нетрудоспособности и др.
Настоящая статья будет основана на следующих письмах ФНС:
- от 08.06.2016 № БС-4-11/10169@ – о заполнении расчета по форме 6-НДФЛ при выплате работнику премии;
- от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@ – о заполнении расчета по форме 6-НДФЛ при предоставлении налоговых вычетов;
- от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ – о различных нюансах заполнения расчета по фор-ме 6-НДФЛ;
- от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@ – о ситуации, когда доход работника меньше стандартных налоговых вычетов на детей.
К сведению: С полными текстами вышеперечисленных писем ФНС вы можете ознакомиться в журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера» (№ 9, 2016).
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде премии определяется как день выплаты такого дохода налогоплательщику, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банке.
Пример 1
Сотруднику 16.09.2016 была выплачена премия в размере 10 000 руб. (удержанный НДФЛ – 1 300 руб.). Как заполнить разд. 2 расчета 6-НДФЛ?
Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц.
Обращаем ваше внимание, что строка 120 «Срок перечисления налога» заполнена с учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ, в котором сказано: в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Сотруднику предоставлен стандартный налоговый вычет.
Здесь необходимо обозначить следующий нюанс: по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» разд. 2 расчета 6-НДФЛ указывается обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога и без учета предоставленного вычета) в отраженную по строке 100 дату.
Пример 2
Сотруднику в августе предоставлен налоговый вычет на ребенка в размере 1 400 руб. Его заработная плата составляет 20 000 руб. Соответственно, доход сотрудника с начала года – 160 000 руб. Заработная плата выплачена 09.09.2016. Как заполнить расчет 6-НДФЛ?
Из условий примера 6-НДФЛ следует, что исчисленный НДФЛ за сентябрь будет равен 20 618 руб. ((160 000 руб. - 1 400 руб.) х 13%).
К сведению: Стандартный налоговый вычет на ребенка действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ (13%)) налоговым агентом, предоставляющим данный вычет, превысил 280 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 280 000 руб., налоговый вычет, предусмотренный настоящим подпунктом, не применяется (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
К сведению : Аналогичным образом заполняется расчет по форме 6-НДФЛ, если сотрудник подал заявление на предоставление имущественного вычета по НДФЛ (по строке 130 также указывается обобщенная сумма фактически полученного дохода без учета предоставленного вычета).
Сотруднику выплачен доход, который меньше суммы стандартных налоговых вычетов на детей.
Данная ситуация распространена в случае, когда женщина, находясь в отпуске по уходу за ребенком, выходит на работу в режиме неполного рабочего времени. В те месяцы, когда она находилась в отпуске по уходу за ребенком, стандартные налоговые вычеты не предоставлялись, так как налоговая база по НДФЛ не определялась.
Обратите внимание : Если в отдельные месяцы налогового периода работодатель не выплачивал налогоплательщику доход, облагаемый НДФЛ, стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплаты дохода (письма Минфина РФ от 01.06.2015 № 03‑04‑05/31440, от 13.01.2012 № 03‑04‑05/8-10).
Таким образом, заработную плату за месяц, в котором женщина приступила к работе, необходимо уменьшить на сумму стандартных налоговых вычетов, включая те месяцы, в которых вообще не было дохода.
Приведем пример заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.
Пример 3
Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, в августе вышла на работу в режиме неполного рабочего времени. Ее заработная плата за август составила 10 000 руб. Дата выплаты заработной платы – 09.09.2016. Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ?
Итак, сумма стандартного налогового вычета на ребенка составила 11 200 руб. (1 400 руб. х 8 мес.), что оказалось больше, чем заработная плата. В таком случае данные необходимо отразить в строках 020, 030 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ. При этом в разд. 2 расчета данная операция показывается следующим образом: по строке 100 указывается дата фактического получения дохода, по строкам 110, 120 – «00.00.0000», по строке 130 – сумма дохода, по строке 140 – значение «0».
Раздел 1. Обобщенные показатели.
К сведению : Аналогичный порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ в случае, когда сотруднику предоставляется социальный или имущественный налоговый вычет.
Сотруднику выплачен доход в натуральной форме.
Много вопросов по заполнению расчета 6-НДФЛ возникает, когда организация выплачивает доход в натуральной форме сотрудникам (бывшим сотрудникам), у которых нет иных доходов. В этом случае нужно обратить внимание на строку 080 «Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода» разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ, в которой указывается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.
Приведем пример заполнения расчета 6-НДФЛ.
Пример 4
Учреждение выдало бывшему сотруднику доход в натуральной форме 01.09.2016 (он эквивалентен 5 000 руб.). НДФЛ в этом случае равен 650 руб. В связи с тем, что другие доходы у сотрудника отсутствуют, учреждение не смогло удержать НДФЛ. Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ?
Обратите внимание : В примере 4 рассмотрен порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ в случае, когда сотруднику, которому предоставлен доход в натуральной форме, учреждение не выплачивает какие-либо иные доходы.
Пример 5
Воспользуемся условиями примера 4. Добавим, что сотрудник, которому выплачен доход в натуральной форме 26.09.2016, в следующем месяце получит доход в виде заработной платы. Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ?
Итак, при выплате дохода в натуральной форме возникает обязанность по удержанию с данного дохода НДФЛ и уплате его в бюджетную систему РФ. При этом с учетом неденежной формы дохода удержать НДФЛ непосредственно при выплате такого дохода не представляется возможным. Если организация помимо выплаты дохода в натуральной форме в этом же налоговом периоде выплачивает физическому лицу какие-либо доходы в денежной форме, налог с доходов, полученных физическим лицом в натуральной форме, должен удерживаться организацией из доходов, выплачиваемых указанному лицу в денежной форме, при их фактической выплате с учетом ограничения, установленного п. 4 ст. 226 НК РФ. Такие разъяснения представлены в Письме Минфина РФ от 11.12.2015 № 03‑04‑06/72664.
К сведению : Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
Раздел 1. Обобщенные показатели.
В рассматриваемом примере расчет по форме 6-НДФЛ необходимо заполнить на основании разъяснений, представленных ФНС в Письме от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@: данная операция отражается по строкам 020, 040, 080 разд. 1 и строкам 100 – 140 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ. В разделе 2 она должна быть показана следующим образом:
по строке 100 приводится дата выплаты, по строке 110 – дата удержания,
по строке 120 – срок перечисления, по строке 130 – соответствующий суммовой показатель, по строке 140 – значение «0».
Сотруднику выплачено пособие по временной нетрудоспособности.
В этом случае при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ необходимо учитывать, что дата фактического получения доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, в том числе их перечисления на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц. Кроме того, нужно помнить, что при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Приведем пример заполнения разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ.
Пример 6
Сотруднику 15.09.2016 было выплачено пособие по временной нетрудоспособности в размере 10 000 руб. НДФЛ, исчисленный с суммы пособия, – 1 300 руб. Как заполнить разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ?
Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц
Из примера 6-НДФЛ видно, что по строке 120 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ указывается последнее число месяца, в котором производилась выплата пособия по временной нетрудоспособности.
Об этом сказано в налоговом законодательстве РФ.
Сотруднику осуществлена доплата до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения доходов в виде доплаты до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору определяется как день выплаты этих доходов, в том числе их перечисления на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц. При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.
Приведем пример заполнения разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ.
Пример 7
Сотруднику произведена доплата до среднего заработка на период нетрудоспособности 15.09.2016 в размере 1 000 руб. НДФЛ, исчисленный с суммы доплаты, составляет 130 руб. Как заполнить разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ?
Из примера видно, что строка 120 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется с учетом положения пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, а не на основании п. 6 ст. 226 НК РФ, так как доплата до среднего заработка на период временной нетрудоспособности, произведенная на основании коллективного договора, не относится к пособиям по временной нетрудоспособности.
Сотруднику начислено пособие по временной нетрудоспособности в одном месяце,
а выплачено в другом
Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ в 2016 году в данной ситуации.
Пример 8
Сотруднику пособие по временной нетрудоспособности было начислено в сентябре, а выплачено 02.10.2016 в размере 10 000 руб. НДФЛ, исчисленный с суммы пособия, равен 1 300 руб. Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ?
В силу пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе его перечисления на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц. Следовательно, доход в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленный работнику за сентябрь, фактически перечислен в октябре, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 расчета за девять месяцев 2016 года отсутствуют. Данная операция подлежит отражению в разд. 1 расчета за 2016 год.
В заключение обратим ваше внимание на то, что порядок заполнения формы 6-НДФЛ в случае начисления отпускных, выплаты заработной платы частями, а также в ситуации, когда заработная плата начислена в одном расчетном периоде, а выплачена в другом, был изложен в статье Е. Л. Джабазян «Обзор писем ФНС по вопросам заполнения формы 6-НДФЛ» (№ 7, 2016).
Е. А. Соболева
эксперт журнала
«Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении», №9, сентябрь, 2016 г.
Отчёт 6-НДФЛ обязаны сдавать в ИФНС налоговые агенты. В первом разделе 6-НДФЛ показываются сводные итоги по выплате доходов и начислению НДФЛ. Для второго раздела имеются свои нюансы, связанные с календарными сроками получения и налогообложения доходов. Их и рассмотрим.
Как правильно заполнить раздел 2 в 6-НДФЛ: порядок заполнения и нюансы
Как уже было отмечено, отчёт 6-НДФЛ сдают компании и ИП, признаваемые налоговыми агентами.
Статус налогового агента приобретают фирмы и индивидуальные предприниматели, выплатившие хотя бы раз в год одному человеку доход, с которой положено удерживать НДФЛ.
Отличительная черта второго раздела: данные в нём обязательно группируются по пяти строкам с кодами 100, 110, 120, 130, 140. В каждой такой группе три элемента (коды 100, 110 и 120) содержат календарные даты, а оставшиеся два (коды 130 и 140) - суммы в рублях и копейках (доход и удержанный с него налог).
Принципиально важна необходимость занесения в строки 100, 110, 120 календарных дат именно так, как их определяет НК РФ.
Простой пример: сроком фактического получения зарплаты НК РФ считает последний день оплаченного месяца, хотя реально из кассы работодателя эти деньги люди обычно получают в первых числах следующего месяца.
Из правильного определения дат с кодами 100, 110 и 120 следует и правильный расчёт сумм с кодами 130 и 140 для одной группы показателей второго раздела.
В одной группе нужно суммировать доходы, имеющие совпадающие по формулировке Налогового кодекса даты (п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения 6-НДФЛ):
- дата, ст. 223 Налогового кодекса определённая как дата получения конкретного вида дохода;
- заданная НК РФ дата удержания НДФЛ с этого дохода;
- предельный срок перечисления НДФЛ, удержание которого отражено в строке 110.
В поле с кодом 130 отражаем доходы с совпадающими (исходя из установок НК РФ) датами в полях 100–120. Налог, удержанный с этих доходов, заносим в поле с кодом 140. Доходы с одной датой получения, но разными сроками уплаты налога в казну отражают в разных группах полей 100–140.
А вот ставка НДФЛ не существенна для объединения доходов в одну группу полей 100–140 (п. 1 Письма ФНС РФ № БС-4–11/7663 от 27.04.2016). Важно отметить, что не все группы доходов отчётного квартала нужно отражать в разделе 2.
Например, если доход получен в отчётном квартале, а уплатить НДФЛ по нормам НК РФ положено в следующем квартале, такой доход и НДФЛ с него нужно включить во второй раздел 6-НДФЛ следующего квартала (разъяснение в п. 3 Письма ФНС № БС-4–11/7663 от 27.04.2016).
Видео: нюансы отражения зарплат и премий в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
Как правильно рассчитать суммы в строке 100
Для корректного заполнения строки 100 нужно учитывать, что эта строка отражает дату, признаваемую статьями НК РФ днём фактического получения дохода. Ст. 223 НК РФ указывает, что это не обязательно должен быть день получения сотрудником денег из кассы или день, когда ему перечислена сумма на карточку.
Посмотрим, в каких случаях эти даты совпадают. Это:
- выплата отпускных;
- оплата за дни временной нетрудоспособности;
- предоставление материальной помощи.
Несколько иначе трактует НК РФ фактический день получения ежемесячной зарплаты. Здесь днём получения считается (независимо от реальной даты выплаты) последний день отработанного месяца. Этот же день должен стоять в строке 100.
При увольнении сотрудника до окончания месяца работодатель обязан в день увольнения полностью начислить ему все причитающиеся суммы. Этот день, по мнению налоговиков, нужно указать и в строке 100.
Какую дату указать в строке 110 6-НДФЛ
Строку 110 второго раздела заполняем в соответствии с указаниями пункта 4 ст. 226 НК РФ. Этим пунктом установлено, что НДФЛ удерживается одновременно с выплатой дохода. Поэтому для основной заработной платы строка 100 и строка 110 должны совпадать, что подтверждает и письмо ФНС № БС-4–11/3058@ от 25.02.2016.
Даты из граф 110 и 100 не будут совпадать, например, если сотруднику начислили оплату за дни болезни в конце месяца, а выплатили - в начале следующего месяца. В поле 110 в этом случае должна быть дата фактической выплаты средств.
Если вы сомневаетесь в правильности своих расчётов, уточните у налогового инспектора спорные моменты
Как заполнять строку 120 в форме 6-НДФЛ
В поле 120 нужно указать именно установленный НК РФ предельный день уплаты налога в казну, даже если НДФЛ уже был уплачен досрочно. Если предельный срок уплаты - нерабочий день, в поле 120 нужно проставить дату ближайшего рабочего дня.
ФНС РФ в Письме № БС-4–11/546@ от 20.01.2016 уточняет, что здесь нужно строго ориентироваться на п. 6 ст. 226 НК РФ. В строке 120 для зарплаты нужно указать дату, следующую за днём её реальной выплаты.
Налог с отпускных или с оплаты листка нетрудоспособности НК РФ позволяет перечислять в последний день месяца выплаты, даже если фактически эти суммы выплатили сотруднику в начале месяца.
Для операций с ценными бумагами проставляют дату, следующую через месяц после самой ранней из следующих дат:
- окончания соответствующего налогового периода;
- истечения срока действия последнего договора на выплату дохода;
- выплаты денежных средств или передачи ценных бумаг.
Какие данные вносить в строку 130
В эту строку вносим итоговую сумму доходов, которым соответствует дата получения, проставленная в строке 100. Важно, что доход указываем именно в том размере, как он был начислен, без уменьшения на:
- налоговые вычеты (Письмо ФНС от 20.06.2016 N БС-4–11/10956@);
- удержанный с этого дохода НДФЛ.
Как заполнить строку 140 в 6-НДФЛ
В этой строке записываем итоговую сумму НДФЛ, удержанного с суммы дохода, которая указана в строке 130.
Напомним, что в строке 140 не должен отражаться НДФЛ, если:
- доход ещё не выплачен по факту (письмо ФНС от 12.02.2016 № БС-3–11/553@);
- суммы НДФЛ, которые агент не смог удержать, например, НДФЛ с разовой выплаты дохода физлицу в натуральной форме.
Особенности отражения дивидендов в разделе 2 декларации 6-НДФЛ
Удерживать НДФЛ с дивидендов обязана компания, выплачивающая дивиденды. В отношении лиц, получивших доход от бизнеса, она выполняет функции налогового агента, который обязан исчислять, удерживать и платить в казну НДФЛ (ст. 226, 226.1 НК РФ).
Налог исчисляют по ставке, зависящей от статуса получателя (ст. 224 НК РФ): для резидентов это 13%, иначе ставка составит 15%.
Статус резидента России получает лицо, которое определённое время находилось в стране. Для признания резидентом таких дней должно быть 183 и более в течение 12 месяцев (необязательно подряд). Нахождение за границей РФ по уважительной причине (лечение, обучение, прохождение российским гражданином военной службы) в расчёт дней отсутствия приниматься не должны (ст. 207 НК РФ).
В качестве даты фактического получения (строка 100) признаётся день фактической выплаты дивидендов. Это дата выдачи из кассы или перечисления с расчётного счёта компании на счёт физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этот же день будет днём удержания налога, поэтому в 100 и 110 строках должны быть проставлены одинаковые даты.
Дата перечисления НДФЛ (строка 120) проставляется не позднее первого рабочего дня после выплаты дивидендов (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ) для ООО или не позже одного месяца со дня фактической выплаты (п. 9 ст. 226.1 НК РФ) для АО.
Дивиденды признаются доходом гражданина, следовательно, с них необходимо удерживать НДФЛ и выплачивать его в бюджет
Как проверить правильность заполнения раздела 2 декларации: контрольные соотношения
Специалисты ФНС РФ при проверке отчётности налоговых агентов используют специальные контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ (Письмо Минфина РФ И ФНС от 10.03.2016 № БС-4–11/3852@). При этом большинство приведённых соотношений относится к контролю порядка заполнения раздела 1.
Для проверки раздела 2 можно использовать только одно рекомендуемое соотношение: дата в строке 120 не должна быть меньше даты в строке 110. Такой контроль мы можем провести самостоятельно.
Инспекторы ФНС также сравнивают даты в строке 120 с датой перечисления НДФЛ, отражённой в КРСБ (карточке расчётов с бюджетом).
КРСБ - это информационный ресурс, который в ИФНС ведут по каждому налогоплательщику. Такие карточки открываются по каждому налогу, подлежащему к уплате налогоплательщиком.
Инспектор может заподозрить вас в нарушении законодательства, если данные из строки 120 не совпадут с данными КРСБ.
Если налоговый агент указал в 6-НДФЛ неверное значение в строке 120, у проверяющего может возникнуть подозрение, что был скрыт факт неперечисления НДФЛ в бюджет. Поэтому, если в своём отчёте 6-НДФЛ вы обнаружите неправильную дату в строке 120, обязательно заполняйте и отсылайте уточнённый расчёт с указанием правильных дат. Самостоятельное исправление ошибок в отчётности освобождает налогоплательщика от ответственности.
Если ошибки обнаружит ИФНС, на налогового агента будет наложен штраф 500 рублей за каждый документ, содержащий хотя бы одну ошибку (ст. 126.1 НК РФ).
Видео: что нужно сдать, чтобы отчитаться за полугодие по 6-НДФЛ
Пример заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ
Понять все нюансы заполнения второго раздела 6-НДФЛ вам поможет приведённый ниже пример.
В ООО «Дельта» на начало IV квартала 2017 года работали 8 сотрудников. Оплата сотрудникам начисляется ежемесячно по установленному трудовыми договорами окладам. Оклад директора - 50 000 рублей, главного бухгалтера - 40 000 рублей. Ещё в штате ООО «Дельта» на 01 октября состояли 5 менеджеров с окладом 30 000 рублей и уборщица, чей оклад равен 10 000 рублей.
Уборщица С.И. Яхова имеет одного ребёнка. Накопительная сумма оклада для С.И. Яховой не достигла в 2017 году 350 000 рублей, поэтому она имеет право на налоговый вычет 1 400 рублей ежемесячно до конца 2017 года.
Ежемесячный срок выплаты зарплаты установлен в ООО «Дельта» 6 числа следующего месяца.
Таблица: начисление зарплаты ООО «Дельта» за сентябрь-декабрь 2017
| Ф. И. О. | Должность | Оклад | Начислено по месяцам | НДФЛ | ||||||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 9 | 10 | 11 | 12 | |||
| Семенов И.А. | директор | 50 000 | 50 000 | 50 000 | 50 000 | 50 000 | 6 500 | 6 500 | 6 500 | 6 500 |
| Васильева Т.В. | главный бухгалтер | 40 000 | 40 000 | 40 000 | 40 000 | 40 000 | 5 200 | 5 200 | 5 200 | 5 200 |
| Дмитриев В.В. | менеджер | 30 000 | 22 857 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 2 971 | 3 900 | 3 900 | 3 900 |
| Лазарева А.И. | менеджер | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 3 900 | 3 900 | 3 900 | 3 900 |
| Ульянова В.П. | менеджер | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 3 900 | 3 900 | 3 900 | 3 900 |
| Трёпов А.Р. | менеджер | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 3 900 | 3 900 | 3 900 | 3 900 |
| Власов И.И. | менеджер | 30 000 | 30 000 | 0 | 0 | 3 900 | 0 | 0 | 0 | |
| Яхова С.И. | уборщица | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 1 118 | 1 118 | 1 118 | 1 118 |
| ИТОГО: | 242 857 | 220 000 | 220 000 | 220 000 | 31 389 | 28 418 | 28 418 | 28 418 | ||
Менеджер В.В. Дмитриев отсутствовал на работе в связи с болезнью 5 рабочих дней с 25 по 29 сентября. Он вышел на работу в понедельник 2 октября, сдал оформленный листок нетрудоспособности, по которому в тот же день бухгалтер начислил пособие в размере 100% среднего заработка (страховой стаж Дмитриева - 10 лет) в сумме 7 142 рублей. И также Дмитриеву за отработанные в сентябре дни была начислена зарплата в сумме 22 856 рублей. Оплату по листку нетрудоспособности выдали Дмитриеву вместе с зарплатой 06.10.2017.
Менеджер И.И. Власов 10 октября был уволен по собственному желанию. Он отработал в октябре 7 рабочих дней и в день увольнения получил в кассе ООО «Дельта» полный расчёт в сумме 9 545 рублей.
Таблица: подготовка данных ООО «Дельта» для раздела 2 формы 6-НДФЛ
| Основание дохода | Оплаченный период | Дата выплаты по НК РФ | Дата удержания НДФЛ | Дата фактической выплаты | Предельная дата перечисления НДФЛ | Сумма дохода, руб. | НДФЛ с дохода, руб |
| (стр. 100) | (стр. 110) | (стр. 120) | (стр. 130) | (стр. 140) | |||
| зарплата | сентябрь 2017 | 29.09.2017 | 29.09.2017 | 06.10.2017 | 09.10.2017 | 250 000 | 31 389 |
| зарплата | октябрь 2017 | 31.10.2017 | 31.10.2017 | 06.11.2017 | 07.11.2017 | 220 000 | 28 418 |
| зарплата | ноябрь 2017 | 30.11.2017 | 30.11.2017 | 06.12.2017 | 07.12.2017 | 220 000 | 28 418 |
| зарплата | декабрь 2017 | 29.12.2017 | 29.12.2017 | 09.01.2018 | 10.01.2018 | ||
| лист нетрудоспособности В.В. Дмитриева | 25–29 сентября | 02.10.2017 | 02.10.2017 | 06.10.2017 | 07.10.2017 | 7 142 | 928 |
| полный расчёт при увольнении И.И. Власова | 01–10 октября (7 рабочих дней) | 10.10.2017 | 10.10.2017 | 10.10.2017 | 11.10.2017 | 9 545 | 1 241 |
| Итого в разделе 2 за IV квартал: | 706 687 | 90 394 |
Покажем пример заполнения второго раздела 6-НДФЛ для ООО «Дельта». Напомним, что исходя из правил заполнения раздела 2 определяющее значение имеет значение даты в стр. 120. Поэтому в приведённом примере отражено начисление и удержание НДФЛ по оплате сотрудникам ООО «Дельта» за сентябрь 2017 года, поскольку оплату в казну НДФЛ за зарплату сентября положено выполнять в октябре, т. е. в 4 квартале. По этой же причине наш пример раздела 2 не включает данные по зарплате ООО «Дельта» за декабрь 2017 года. НДФЛ с этой зарплаты должен быть перечислен в январе 2018 года, поэтому и группа строк 100–140 по декабрьской зарплате будет включена в отчёт ООО «Дельта» за первый квартал 2018 года.
ООО «Дельта» заполнила раздел 2 в форме 6-НДФЛ за IV квартал 2017 года
Заполнение формы 6-НДФЛ отражает итоги работы налогового агента по НДФЛ за конкретный квартал или за год. Зная все особенности составления декларации, можно без проблем составить второй раздел 6-НДФЛ, учесть нюансы заполнения конкретных строк отчёта и избежать штрафных санкций.
С начала 2018 года был утвержден новый образец заполнения 6 НДФЛ. Справку необходимо предоставлять в качестве отчетного документа о зарплате сотрудников, а также всех сумм соответствующих налогов. Готовый образец и пошаговые рекомендации по заполнению можно найти ниже.
Образец формы 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. Инструкция по заполнению бланка формы приводится ниже.
Титульный лист
Здесь заполняют данные по компании:
Раздел 1
В этом разделе прописывают ставку налога НДФЛ (т.е. 13%), все вычеты (если они были), а также суммы удержанных НДФЛ. Важно понимать, что работник в большинстве случаев получает только заработную плату. Но иногда он также может получать, например, дивиденды, поэтому все выплаты должны учитываться при заполнении формы.
В строке «сумма начисленного дохода» указываем все доходы сотрудников, которые подлежат обложению налогом.
Строка 030 «сумма налоговых вычетов» формы 6-НДФЛ — в ней отражаются налоговые вычеты которые были предоставлены сотруднику, если таковых нет, то не заполняется.
«Сумма исчисленного налога» рассчитываться как:
Ставка налога (010) * (Сумма начисленного дохода (020) — сумма налоговых вычетов (030))
Строчка 050 заполняется в том случае если в компании работают иностранные граждане на основании патента 
В итогах указывают общее количество всех сотрудников, которые получили зарплату, а также иной доход благодаря сотрудничеству с компанией. Также фиксируют общую сумму НДФЛ.
Раздел 2
В этом разделе необходимо расписать итоговые суммы по всем ставкам:
- получения дохода;
- списания налога;
- его перечисления.
Подробный видео комментарий налогового консультанта по особенностям заполнения формы 6-НДФЛ в программе 1С:
Ответственность за не предоставление
Поскольку компании и индивидуальные предприниматели обязаны правильно производить заполнение формы 6-НДФЛ, в налоговом законодательстве утверждены и определенные меры ответственности по разным основаниям (подробнее см таблицу).
С первого дня 2016 года действует норма, согласно которой налоговая инспекция может временно приостановить банковское обслуживание счетов компании, если форма 6-НДФЛ не была предоставлена вовремя, причем с момента просрочки прошло более 10 рабочих дней.
Сроки и место сдачи 6-НДФЛ
Форму 6 НДФЛ обязаны сдавать все юридические лица и частные предприниматели (ИП) каждый квартал, т.е. 4 раза в год. В документе содержится информация о:
- доходах сотрудников, которые были получены от работодателя (зарплата, премия, компенсации, командировочные и др.);
- удержанные подоходные налоги с каждого вида поступления;
- налоговые вычеты, если таковые были предоставлены.
Важно понимать, что эти сведения приводятся по всем сотрудникам, которые заключили с работодателем официальный трудовой договор, в том числе по:
- совместителям;
- сезонным работникам;
- внештатным заместителям и т.д.
6-НДФЛ подается в местное отделение ФНС. Если юридическое лицо имеет несколько обособленных подразделений, справку предоставляют в ту инспекцию, которая территориально соответствует юридическому адресу головного офиса.
Все данные в форме приводятся нарастающим итогом – сначала первый квартал, затем полугодие, 9 месяцев и весь календарный год (12 месяцев).
Важно понимать, что под моментом сдачи документа подразумевается фактический момент, когда письмо было отправлено в адрес ФНС. То есть если оно было отправлено даже в 23:59 последнего отчетного дня, формально это не будет нарушением установленного регламента.
Компании предоставляют образец заполнения формы 6-НДФЛ:
- В бумажном виде, если официально трудоустроено до 25 сотрудников включительно. При этом двусторонняя печать не допускается.
- В электронном виде, если численность более 25 человек.
Форма 6-НДФЛ сдается даже в тех случаях, когда работнику была произведена только 1 выплата за весь год (например, по больничному, после чего он уволился). Если же в данном отчетном периоде работодатель не производил никаких выплат, сдавать документ не нужно. На всякий случай компания или предприниматель могут подстраховаться и отправить в налоговую инспекцию уведомление в произвольном виде, например:
Обязанность предоставления 6 НДФЛ не освобождает от обязанности составления 2 НДФЛ.
Типичные ошибки при заполнении
В основном заполнение справки 6-НДФЛ не вызывает особых затруднений, поскольку образец выглядит довольно просто. Тем не менее, могут возникнуть ошибки, связанные с неточным указанием необходимых дат выдачи отпускных:
- Дата выдачи этих выплат – это не тот же день, когда они были начислены. Например, если начисление произошло еще в декабре, то фактическая выплата на руки сотруднику – в январе, то средства отразят только в отчете за 1 квартал нового года. А в отчете за 4 квартал предыдущего подобных сведений содержаться не должно.
- Дата выдачи отпускных – это не первый день отпуска. Например, сотрудник уходит в отпуск с понедельника 29 января 2018 года. А отпускные ему начислили в последний перед этим рабочий день – т.е. в пятницу 26 января. Соответственно, в строке 100 прописывают именно дату 26.01.2018 г.
- Иногда отпускные ошибочно прибавляют к зарплате (или авансу), которую выдали в том же месяце. Например, сотрудник уходит в отпуск с 29 января 2018 года, отпускные были выданы 26 января. А аванс получен как обычно 25 января. Плюсовать сумму за 25 и 26 января нельзя. То есть отпускные всегда указываются исключительно в своей строке. Даже если аванс был бы получен также 26 января, сложение сумм не допускается.
Таким образом, при заполнении справки 6-НДФЛ важно внимательно вписать все сведения. Никаких помарок, исправлений и зачеркиваний, равно как и не читаемого текста в документе не допускается. Если необходимо исправить какие-либо данные или отдельные символы, оформляют другой бланк.
С 2016 года все организации и ИП предоставляют инспекторам по месту учета специальный отчет — 6-НДФЛ. Это документ, предназначенный для дополнительного контроля своевременности исчисления и уплаты налога на доходы физлиц.
Форма 6-НДФЛ представляется за отчетные периоды, которыми являются 1-й квартал , полугодие и 9 месяцев, а также за налоговый период, равный году . При этом на титульном листе указывается соответствующий код отчетного периода — в соответствии с кодами, приведенными в приложении 1 к порядку заполнения формы (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, в ред. от 17.01.2018).
Также следует помнить, что данный расчет необходимо сдавать по всем ОКТМО, используемым работодателем. Исключение будут составлять лишь ИП на ЕНВД и ПСН — они должны отчитываться по месту ведения деятельности.
Сам отчет состоит из двух разделов, в первом отражаются общие суммы начисленных доходов, удержанных налогов и количество физических лиц за весь отчетный период, второй предназначен для детализации относящихся к последнему кварталу отчетного периода дат начисления и выплаты доходов, удержания налога с них и срока, в который должен быть уплачен удержанный налог.
Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ нарастающим итогом
В разделе 1 необходимо разделить все доходы по налоговым ставкам (13, 35% и т. д.). Далее нужно указать доходы для каждой налоговой ставки по отдельности.
ВАЖНО! При заполнении отчета всегда следует помнить, что первый раздел заполняется нарастающим итогом — с 1 января до окончания периода представления отчета.
Больше о разделе 1 узнайте из этой статьи .
Заполнение раздела 2 отчета 6-НДФЛ
Заполнение в отчете 6-НДФЛ раздела 2 требует знания ряда нюансов в части обложения доходов физлиц налогом на доходы. Порядок заполнения не всегда дает ответы на те вопросы, которые задают бухгалтеры в процессе формирования отчета.
В разделе 2 6-НДФЛ надо отражать операции по удержанию и перечислению налога, которые были совершены за последние 3 месяца периода предоставления отчета. Чтобы сформировать этот раздел, вам нужно весь доход, начисленный и выплаченный физлицам, разделить по датам и на каждую дату заполнить по несколько строк.
По строке 100 вы укажете день получения дохода . Здесь необходимо ориентироваться на ст. 223 НК РФ. Например, днем получения зарплаты в целях начисления НДФЛ будет признаваться последний день месяца, за который этот вид дохода начислен.
Подробнее о заполнении этой строки читайте в статье «Порядок заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ» .
ВАЖНО! Не перепутайте эту дату с днем выплаты денежных средств.
В строке 130 (рядом) вы укажете сумму имеющихся на эту дату доходов (не вычитая из нее налог!).
А вот рассчитанный по всем правилам налог налоговый агент обязан удержать из средств самого налогоплательщика (то есть физлица в нашем случае) в день выдачи ему денежных средств (ст. 226 НК РФ). Таким образом, в строке 110 «Дата удержания налога» вы укажете дату получения денежных средств физическим лицом и рядом, в поле 140 — сумму удержанного налога.
Строка 120 должна быть заполнена исходя из правила, введенного в 2016 году. Оно гласит, что НДФЛ необходимо уплатить не позднее следующего дня после выплаты дохода. Исключение — налог с больничных, в т. ч. по уходу за ребенком, и отпускных. Он перечисляется не позже последнего дня месяца, в котором были сделаны такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Соответственно, в поле 120 должен стоять день, следующий после выдачи денег. Однако эта дата подчиняется правилу п. 7 ст. 6.1 НК РФ, т. е. при ее совпадении с выходным она смещается на следующий за этим выходным будний день.
О нюансах внесения данных в строку 120 читайте в материале «Порядок заполнения строки 120 формы 6-НДФЛ» .
Итоги
Данные раздела 2 6-НДФЛ отражают сведения, относящиеся только к последнему кварталу отчетного периода. Однако они должны увязываться с цифрами, попадающими в раздел 1, формируемый нарастающим итогом. При заполнении раздела 2 необходимо соблюдать ряд требований НК РФ, относящихся к правилам определения дат, отражаемых в 6-НДФЛ.
