Чтобы узнать, соответствует ли реальное количество товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов, денег или ценных бумаг заявленному в бухгалтерском учете организации, фирмы с установленной ими периодичностью инициируют пересчеты. Для проведения ревизий назначается специальная комиссия, которая по результатам проделанной работы составляет особый документ – акт инвентаризации. В нем систематизируются итоги и выводы проверки. На его основании при необходимости вносятся правки в учетную программу.

Инвентаризация – это процесс пересчета ценностей организации на предмет соответствия фактического наличия и данных бухучета. Одновременно с этой целью выполняются дополнительные задачи: выясняются условия хранения запасов, соблюдение техники эксплуатации, выявляются устаревшие, ненужные ТМЦ.

Процесс проведения ревизии требует жесткой регламентации. Вначале издается постановление, распоряжение о проведении инвентаризации (ИНВ-22), в котором прописывается тип ценностей, подлежащих пересчету, состав комиссии, сроки контрольного мероприятия. Руководствуясь положениями этой бумаги, сотрудники начинают работу, а ее результаты закрепляют в документах, бланки которых утверждены законодательно.

Формы первичной учетной документации для бухгалтерского учета утверждены постановлением Госкомстата №88. Существует множество бланков, выбор которых определяется типом пересчитываемых активов. Возможны, например, такие формы ИНВ:

• ИНВ-1 и 1а – образцы, разработанные для фиксации итогов пересчета внеоборотных активов (ОС и НМА).
• ИНВ-4 – ведомость остатков ТМЦ в складских помещениях.
• ИНВ-4 – результаты пересчета переданных покупателям товаров.
• ИНВ-5 – опись итогов проверки продукции, находящихся на ответственном хранении организации.
• ИНВ-8 – результаты ревизии изделий из драгоценных металлов и т.д.

Всего формы ИНВ включают 21 позицию, из которых компании необходимо выбрать одну, наиболее подходящую к конкретному случаю. Например, инвентаризационный ярлык ИНВ-2 используется организациями, у которых так много запасов, что их невозможно пересчитать за день. Это промежуточный документ, фиксирующий результаты одного цикла работы.

Если данные проверки и сведения, забитые в учетной программе, не сошлись, составляется акт инвентаризации ИНВ-19 – сличительная ведомость. В ней фиксируются те позиции, по которым наблюдаются расхождения.

Компании вправе выбирать, какой бланк использовать: унифицированный или собственный, разработанный с учетом законодательных требований. Практика показывает, что предпочтение второму пути отдается реже, т.к. типовые варианты удобны и просты для практического использования.

Правила заполнения формы ИНВ-3

На практике наиболее востребованным бланком из представленных в приказе Госкомстата является ИНВ-3. Он посвящен итогам подсчета ТМЦ, физически находящихся в организации: на складе и других местах движения ценностей.

Форма акта состоит из двух элементов: титульника и основной части. Готовый бланк инвентаризации можно найти в интернете. При необходимости можно переделать его «под себя», сохранив все обязательные поля.

Титульник содержит следующие данные:

• наименование компании и указание подразделения, где проводится проверка;
• сроки инвентаризации;
• № и дата приказа, регламентирующего мероприятие;
• тип пересчитываемых ценностей;
• расписки материально ответственных лиц в создании условий для ревизии.

Основная часть документа – таблица, где содержатся следующие сведения:

• наименование ТМЦ;
• инвентарный №, номенклатурный код;
• счет бухучета, где отражены ценности;
• их фактическое количество;
• цена и расчетная стоимость;
• итоговое количество единиц, порядковых номеров и общая стоимость;
• подписи всех уполномоченных лиц.

Если организация прибегает к контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей, внизу документа ставится подпись пост-контролера, его ФИО, должность и дата пересчета.

Документ составляется в двух равноценных копиях: 1-й экземпляр передается в подразделение бухгалтерии для сверки, 2-й – кладовщикам фирмы.

Как отражаются итоги инвентаризации внеоборотных активов?

Востребованные первичные документы, используемые в ходе проведения инвентаризации, – формы ИНВ-1 и ИНВ-1а. Они посвящены ревизии внеоборотных активов: материальных и нематериальных. Пересчет обычно производится перед составлением годового баланса, перед предстоящей реорганизацией компании или продажей бизнеса. Найти пример заполнения этих бланков можно в свободном доступе на сайтах информационно-правовых систем.

Действующие правила требуют, что документы готовятся отдельно по собственному и арендованному (привлеченному в лизинг) имуществу организации.

Правила заполнения документа по инвентаризации аналогичны принципам подготовки формы ИНВ-3. В описи указывается:

• порядковый номер объекта ОС;
• его наименование;
• год выпуска (покупки, завершения строительства);
• инвентарный и заводской номера, № паспорта объекта;
• фактическое наличие (по данным ревизоров и бухгалтерии).

Если речь идет об арендованном имуществе, таблица заполняется аналогично, но прописываются данные в трех дополнительных колонках: наименование, дата и номер документа, на основании которого ценности находятся у организации.

Скачать форму для основных средств можно в интернете, допускается разработка собственного образца, не противоречащего требованиям законодательства. Инвентаризационный документ обязательно подписывается ревизорами и материально ответственными лицами.

Как закрепить промежуточные итоги инвентаризации?

Если ревизия не укладывается в один день, для фиксации промежуточных итогов составляется специальный акт инвентаризации – ИНВ-2. Он необходим для организаций с большим количеством товаров на складе. В документе прописывается:

• место нахождения пересчитанных ценностей (№ ячейки, стеллажа и т.д.);
• характеристики ТМЦ (марка, артикул);
• число единиц ТМЦ, расположенных по конкретному «адресу».

Скачать бланки ИНВ-2 можно на бухгалтерских сайтах. Документ готовится в одном экземпляре, подписывается членом комиссии и ответственным за хранение, оставляется там, где физически располагаются поименованные в нем ТМЦ.

Как составить сличительную ведомость?

Особый акт инвентаризации – сличительная ведомость. Инструкция по заполнению, бланк – все это отыщется на сайтах информационно-правовых систем. Это логическое продолжение формы ИНВ-3 и ИНВ-1, если эти бумаги продемонстрировали расхождения бухучета с реальным положением дел.

Сличительная ведомость составляется по следующей схеме:

• сведения об организации (название, структурное подразделение, где проводилась ревизия);
• номер и дата приказа на инвентаризацию;
• сроки проверки;
• табличная форма с указанием «нестыковок»;
• подписи бухгалтера и лица, отвечающего за хранение ценностей.

Ведомость формируется в двух равноценных копиях. Она используется при проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и устранении ошибок в текущем учете.

Акт инвентаризации – это документ, составленный в соответствии с положениями законодательства и закрепляющий итоги проведенной проверки. Его форма меняется в зависимости от типа пересчитываемых ценностей и особенностей ситуации, но обязанность по его составлению остается у компании всегда.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В учреждениях государственного сектора периодически проводятся инвентаризации. Результаты проведенных проверок отображаются в специальных формах бухгалтерской документации.

Особенности оформления ф. 0504835

В результате инвентаризации формируются описи по каждому подотчетному лицу, подразделению и счету бухгалтерского учета. Результаты проверки объединяются в форме 0504835. Скачать бланки Акта о результатах инвентаризации по форме 0504835, инвентаризационной описи и ведомости расхождений можно в сети интернет.

Акт результатов инвентаризации составляется на основании всех инвентаризационных описей. Он состоит из трех частей:

• Реквизиты документа – указывается наименование и код формы, название субъекта, оформившего акт, дата формирования;
• Фиксация сведений о проведенной проверке – указываются члены комиссии, объекты инвентаризации и итоги;
• Заключительное оформление – ставятся и расшифровываются подписи всех членов инвентаризационной комиссии, указываются должности.

Если в ходе инвентаризации не было выявлено никаких отклонений между данными бухгалтерского учета и фактически установленным наличием, то акт ф.0504835 составляется на основе инвентаризационных описей.

В случае выявления расхождений, к акту ф. 0504835 прикладывается сличительная ведомость. Она формируется только по тем объектам, по которым выявлены количественные расхождения с учетными данными. Ведомость показывает обнаруженные расхождения по каждой позиции, демонстрируя излишки или недостачи в количестве и сумме. В этом случае в акт результатов ревизии включаются сведения из ведомости расхождения.

Ответственное лицо по выявленным фактам расхождений составляет объяснительную записку, которая также должна прилагаться к акту результатов инвентаризации.

Расхождения фактического и документального наличия ценностей могут образоваться по нескольким причинам:

• Брак, обнаруженный во время проверки;
• Пересортица;
• Погрешности в учете и списании материалов и ценностей;
• Ошибки, допущенные в учете и списании;
• Воровство.

Оформленный акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает документ руководитель учреждения. По результатам проверки руководитель выносит соответствующее решение: недостача взыскивается с виновного лица или списывается на финансовый результат текущего года, а излишки приходуют.

Образец заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835

Смотрите и скачайте пример заполнения акта о результатах проведения инвентаризации по форме ОКУД 0504835:

Ошибки и исправления в акте

В акте о результатах инвентаризации не допускаются помарки, но исправить ошибки можно, соблюдая определенные правила. Неточности внесенных в акт сведений корректируются путем зачеркивания неправильных записей и проставлением сверху над ними правильных данных. Исправления согласовываются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. Незаполненные строки документа прочеркиваются.

Акт о результатах инвентаризации (образец заполнения)

Проводить инвентаризацию обязаны не только коммерческие компании, но и государственные учреждения и организации. Органы государственной власти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственные и муниципальные учреждения, а также некоторые иные юридические лица, осуществляющие бюджетные полномочия получателей бюджетных средств, для оформления результатов инвентаризации применяют специальные формы бухгалтерских документов. Они утверждены Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015 .

Перечисленные выше организации и органы власти используют специальные формы инвентаризационных описей, составляют ведомость расхождений и акт о результатах инвентаризации. Образец заполнения последнего приведен ниже.

Бланк акта о результатах инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации в органах власти и учреждениях

Порядок проведения инвентаризации в органах власти и учреждениях во многом схож с порядком проведения инвентаризации в коммерческих организациях. Издается приказ, которым назначается комиссия по инвентаризации, осуществляются подготовительные мероприятия, ответственные лица дают расписки о том, что закрепленное за ними имущество списано или оприходовано, в назначенный день проводится инвентаризация в присутствии всех членов комиссии и ответственных лиц.

Но результаты инвентаризации оформляются другими документами.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

Согласно методическим указаниям, утвержденным приказом 52н, форма № 0504835 «Акт о результатах инвентаризации» составляется на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей). Этот документ включает три части:

• заголовочную, где указываются название и код документа, дата документа и название экономического субъекта, его составившего;
• содержательную, где отражаются сведения о проведенной инвентаризации (составе комиссии, объектах, времени проверки и результатах инвентаризации);
• оформляющую, в которой содержатся подписи членов комиссии по инвентаризации с расшифровкой и указанием должностей.

Акт составляется комиссией по инвентаризации и подписывается всеми ее членами, после чего передается на утверждение руководителю соответствующего учреждения или органа.

Если в результате проверки были установлены расхождения между данными учета и фактическим состоянием имущества, расчетов, то акт о результатах инвентаризации должен содержать приложение в форме ведомости расхождений (форма 0504092). В данной ведомости показывают выявленные по соответствующему объекту учета излишки и недостачи в их стоимостном и количественном выражении.

В качестве примера мы подготовили акт по результатам инвентаризации.

Образец заполнения акта о результатах инвентаризации

Осуществляется подготовленной комиссией. Назначает ее директор компании или старший руководитель. По итогам инвентаризации составляется заключение инвентаризационной комиссии. Ее образец мы предоставим чуть ниже.

Формируется комиссия специальным приказом. В нем указываются:

• Предмет инвентаризации
• Основы для процедуры (причины)
• Временные рамки, отведенные для инвентаризации
• ФИО председателя комиссии и всех ее участников
• Срок сдачи документов с результатами проведенного учета

Поэтому, в инвентаризации должен быть задействован (не номинально, а фактически) каждый участник сформированной комиссии. Отсутствие любого из них станет основанием для признания заключения недействительным.

Участниками инвентаризационной комиссии выступают:

• представители административного аппарата предприятия
• иные работники (из отделов юридического сопровождения, инженерии и прочих структур)

Дополнительно в формирующуюся команду могут включаться сотрудники внутреннего аудиторского отдела и участники независимой компании по аудиту. Кадры, несущие материальную ответственность, не входят в комиссию, но обязаны присутствовать при проверке.

Основания для назначения инвентаризации и формирования проверочной группы:

• стандартная плановая процедура
• контрольный учет
• замена материально-ответственного работника и др.

Каждый шаг комиссии имеет свой алгоритм и подчиняется установленному регламентом порядку.

Оформление документов

Инвентаризация – не только перечень имущества компании и проверка бумаг, это еще и создание заключения о проведенной процедуре. Для соблюдения регламента создан . Он подробно описывает порядок оформления предметов инвентаризации.

Когда учету подлежит имущество, то алгоритм оформления документов такой:

1. Следует провести проверку наличия предметов по факту: пересчет, взвешивание или обмер объектов.
2. Полученные сведения вносятся в инвентаризационную опись.
3. Итоги сверки фактического заключения соотносят с данными учета и заполняют (с отражением различий) соответствующий бланк сличительной ведомости.
4. Результаты, выявленные процедурой, заносят в .

Существует еще протокол заседания инвентаризационной комиссии. Он не входит в перечень обязательных бумаг в Приказе № 49, но отмечается в пункте 5.3 (описываемый ситуацию с недостатком или превышением числа проверяемых объектов).

В суде такой протокол не редко становится важным . А его отсутствие, или наличие без заверения подписью и проставления даты заполнения от членов инвентаризационной комиссии может привести к отклонению иска компании, направленному в сторону сотрудника о взыскании по недостаче.

Так произошло в деле № 11-23913, рассматриваемом в городском суде г. Москва 14.08.2013. Из-за нарушения правил оформления документов по инвентаризации фирме-истцу было отказано в иске к их сисадмину.

Создание заключения комиссии и его отражение в учетной политике

Если проверяющая группа обнаружила по ходу учета излишки или недостачу, то она обязана создать ведомость расхождений. Такая бумага отображает показатели исключительно тех активов, по которым выявлены несовпадения с изначальными показателями учета.

Акт об итогах проверки формируется на всех сотрудников с переизбытком или недоимкой, имеющих материальную ответственность.

Так, инвентаризация помогает:

• проверить на корректность
• обнаружить ошибки, имеющиеся в отчетах
• записать неучтенные объекты под отчет
• проконтролировать сохранность материальных активов
• предотвратить или своевременно выявить нарушения, недоимки и хищения имущества

Заключение инвентаризации занимает важное положение в политике бухучета. Оно одно из аналитических средств экономики компании.

При наличии недоимки комиссия по инвентаризации организует заседание. На нем обнаруженные сведения проходят анализ и выявляются причины недостачи. У запрашивают разъяснения по ситуации. По окончании совещания принимается решение об отображении показателей в учетной политике.

Стоимость недосчитанной собственности списывается с баланса фирмы. Убытки в рамках нормы утверждены законодательством и отражаются в «Методичке». Списание проводится только по распоряжению управляющего компанией, как «расходы на производство».

Недостача сверх установленной нормы переходит под ответственность соответствующих сотрудников предприятия. , с которых взыскивается стоимость пропавшего имущества.

Когда виновные не обнаружены или суд отказал о взыскании материального ущерба, недостача отражается в бухучете, как прочие расходы.

Ценность же материальных излишков, выявленных при проверке, рассчитывается по актуальным рыночным тарифами, добавляется к общему доходу предприятия в отчетном году.

Алгоритм действий

Правила реализации проверки оговорены в соответствующих Методических указаниях инвентаризации фин. обязательств и собственности.

Подготовка

• присутствие и корректное оформление бумаг по главным активам (инвентарные карточки, книги и др.)
• расположение в пользование тех. отчетами на главные фонды
• отображение в документации, и ее наличие

Когда бумаги отсутствуют или имеют дефекты, то их необходимо запросить, переоформить или восстановить.

Также до начала процесса инвентаризации следует получить расписку об учете и расположении нахождения всех объектов. Расписку пишут материально-ответственные сотрудники.

Проверка

По наступлению отображенного в приказе дня стартует проверочная деятельность по состоянию основных активов компании.

Сформированная комиссия ведет осмотр фондов, фиксирует данные об осмотренных объектах в соответствующие описи (форма ИНВ-1) по инвентаризации:

• название
• инвентарный номер
• назначение
• показатели по эксплуатации и тех. характеристики

При учете участков земли и строительных объектов проверяется наличие бумаг о владении фирмой этими зданиями, сооружениями и землей.

Описи о результатах инвентаризации создаются в количестве двух штук: материально ответственному кадру и бухгалтеру.

При учете арендованных активов составляется еще один акт для собственника объектов.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

При создании акта следует учитывать, что его официальный бланк утвердило государство, но предприятиям разрешено использовать бланк по собственным разработкам. Такая бумага заверяется минимум двумя ответственными людьми. Основные предписания к составлению акта:

1. Вверху должна быть отражена причина создания акта.
2. В обязательном алфавитном порядке перечисляются участники комиссии и ее председатель.
3. Следует подробно изложить цепочку событий, служивших основанием к формированию бумаги.
4. В заключительной части приводятся выводы и описываются рекомендательные замечания.

Акт инвентаризации обязан принять .

Порядок оформления акта

Акт – итог проверочной деятельности комиссии. Его появление возможно при наличии приказа от управляющего фирмой о назначении аудита и осуществляющих его лиц.

Когда по окончании учета различий между фактическими показателями и регистрационными сведениями нет, тогда это отражают в соответствующем протоколе.

Когда проводится предприятия, то по завершении процедуры аудита составляется акт инвентаризации финансов (часто используется документ по форме № ИНВ-15). В него заносят итоги сверки бухгалтерских показателей и фактического наличия финансов на счетах компании.

Роль заключения инвентаризационной комиссии заключается не только в контроле и анализе активов и имущественных ценностей предприятия. Большое значение имеет то, что ее проводят кадры компании. Система позволяет контролировать как компании, так и работникам состояние и деятельность вышестоящих кадров. Способствует обнаружить и предотвратить вероятные недоимки товара и иных материальных ценностей.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Составить акт инвентаризации правильно – задача не из легких. С одной стороны, порядок проведения процедуры инвентаризации и примерные формы актов закреплены законодательством. Это приказ Минфина № 49 от 13.06.1995 г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Также вопросы инвентаризации освещаются и приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (о ведении бухгалтерского учета и отчетности).

В этой статье мы расскажем об основных нюансах составления акта по итогам инвентаризации, ведь такой документ является и основанием для привлечения к материальной ответственности работников.

Пример акта инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2017 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата составления акта: 07.07.2017 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок – руб. – коп.

3) ценных бумаг – руб. – коп.

4) – руб. – коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи _руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ___– ___ руб. _– __ коп.

недостача __1999 ___ руб. _63 _ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № ___121 _____,

расходного № ___137 ________

Председатель комиссии:

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

Члены комиссии:

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2017 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
• при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
• при смене материально ответственных лиц ( , и т.п.)
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
• в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
• если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п. Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.